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高校工程类的合同管理常见问题

   发布时间:2018-01-30   [点击量:492]  


摘要:随着我国高等教育的快速发展,在进行校园基础建设工程的过程中,需要签订大量工程类合同,其合同金额较大、合同内容及条款关系到工程项目的各个方面。因此,建立科学的工程类合同管理,不仅对高校基建发展意义重大,也是高校规范管理、依法治校的迫切需要。本文对目前高校工程类合同管理现状,及这类合同管理中出现的常见问题进行了分析,提出了完善高校工程类合同管理的对策。

关键词:高校;工程类合同;合同管理

近年来,随着我国经济水平的大力提升,人们对高等教育的需求也有所增大。在这种趋势之下,国家加大了对高等教育方面的投资建设,高校根据国家相关政策,得以扩大办学规模,增加招生人数,但这个过程中也暴露出一些问题,即高校原有的教学生活资源,特别是硬件设施无法满足数量剧增的师生需求。为解决这些问题,大部分高校想出对策,如新修教学办公大楼,对现有建筑进行改建,除此之外,学校还有许多建筑的日常保养维修装修等小型工程。因此高校工程类合同管理工作在高校管理中占有重要的地位,加强高校工程合同管理对降低工程项目风险有着非常重要的意义,对高校推进依法治校,保障教育改革和发展也起着重要作用。

一、高校工程类合同管理现状

目前,高校工程类合同管理主要是对基建工程项目的合同起草、审查、签订、履行、变更、解除、终止、争议处理等环节予以规范和审查监督。①在工程类项目的整个流程中,会在工程项目的不同阶段签订相关的工程类合同。与高校其他类型的合同不同,工程类合同一般是先定价后成交,同时具有工期长且不确定等特性,因此工程类合同具有一定的高风险性,工程类合同管理也就相对更加复杂。

(一)高校工程类合同常见种类

工程类合同是发包人与勘察、设计、施工、材料设备供应商等单位为完成一定的工程相关项目而签订的合同。在高校中,数量最多的工程类合同一般是工程施工合同,工程施工合同又包括工程建设施工合同和维修施工合同等。一般而言,维修施工合同为小型工程,内容相对简单,金额相对较小,而大型工程类合同往往是一个工程需要签订很多相关的不同工程类合同,包括工程勘察合同、工程造价咨询合同、工程设计合同、工程监理合同、工程施工合同等。

(二)高校工程类合同特点

相较于社会上的其他工程类合同,签订高校工程类合同实际上是提供一种高校内的公共服务,主要是以完成建筑工程、维护设施等项目来服务于高校内师生。高校工程类合同具有以下特点:1.高校工程类合同标的物的特殊性。高校工程类合同是为公共教育教学服务的,具有非经营性,标的物是各类建筑产品,这些建筑产品的特殊之处在于其预期使用功能主要为教育教学、科学生活等,建设过程中受到自然条件、社会政策条件等因素的影响。②这些特殊的使用功能和影响因素决定了工程类合同的标的物与高校内其他类型合同的标的物有很大的不同,工程类合同需要约定有关工程地点等空间上的条款和工程期限等条款,且合同标的物是工程本身,与货物类合同标的物不同,是无法被同类产品所替代的。2.高校工程类合同施工时间的特殊性。作为高校,由于有教学时间安排的缘故,许多工程需要考虑尽量不影响师生的教学生活,因此大部分小型工程以及大量维修装修工程都会安排在寒暑假期间进行施工,因此在假期来临前,必然要进行这类工程项目的前期准备工作,以保证工程在假期里顺利的开展及完成。③而高校需要经常对学校内建筑物内易损部位进行修缮,如水管、电路电梯等设备。在日常中,建筑物内部诸如墙面、玻璃等可能会有不同程度的破损情况。同时随着学校的发展,不断有建筑需要进行改造扩建,校园内的绿化项目需要经常进行维护保养,此类金额较小、数量较大、合同内容相对简单但数量较多的工程类合同,则具有经常性的特点。

(三)高校工程类合同管理主要内容与流程

1.高校工程类合同基本内容。由于工程项目一般具有一定的工期,因此高校工程类合同管理,是一个持续的管理过程,必须贯穿于项目管理的始终。而由于高校是事业单位,工程类合同中大型工程由于涉及金额大、对学校发展影响大的特点,往往涉及到高校内部多个部门,相较于其他类型合同,内容相对丰富。高校工程类合同一般都会具有的基本内容有工程名称与内容、工期、合同付款方式、甲乙双方责任及质量要求等,一般还会有很多相关文件作为与合同具有同等法律效力的附件。其中包括中标通知书、招标文件、投标文件以及相关的技术文件。一般工程施工合同还配有相应的图纸、工程量清单等重要资料。2.高校工程类合同签订处理流程。在高校内,工程类合同往往必须经过众多相关部门的一系列审批程序审核通过后才能够签订,以广东省某高校为例,其工程类合同签订处理具体流程如图1所示。以广东省内某高校具体的一个维修工程项目为例,维修工程合同经过后勤处、财务处、审计处等部门审核并提出意见后,交由各部门领导进行审批,各部门领导同意送审后,再经校办法律事务科审核,之后交由校领导审批,之后方可由法人代表授权委托代理人签订合同,对合同加盖公章。其流程必须十分严谨,以避免出现漏洞,引起合同纠纷,造成不必要的损失。

二、高校工程类合同管理常见问题

高校工程类合同的远期交割特性决定了此类合同具有一定的高风险性,工程类合同管理也就纷繁复杂。④工程类合同管理工作是高校的常态性工作,由于合同签订过程复杂,合同数量大等特点,使得高校工程类合同管理工作存在诸多问题。

(一)高校工程类合同审核效率低,管理不到位

高校工程类合同是重要的合同类型之一,且数量较大。以广东省内某高校为例,一年内平均处理的工程类合同就接近600份,其中大部分为装修、维修类工程合同以及小型的施工合同。如此数量多的工程类合同审核,加上合同审核流程的复杂,就造成了工程类合同审核效率低的问题。另一方面,大型的工程施工合同虽然数量上不多,但涉及的流程复杂,审批过程相对缓慢。比如高校新校区建设工程,就是一种大型工程施工合同。大型建设工程一般包括教学办公楼、运动场、学生宿舍、教工园区等楼房建设项目,这种大型建设工程项目范围大、涉及面广、投资金额多、工程周期长。由于涉及方面较多,整个工程中各个环节的审核都需要投入很多精力与时间,导致大型工程类合同以及其相关监理、设计合同的审核的效率都相对低下。

(二)缺乏对工程类合同后期履行的监督

高校工程类合同是整个工程项目过程中双方履行职责的基础和依据,但合同的签订还只是工程项目的一个开始,保证合同最终顺利履行、并能有效维护学校的合法权益才是签订合同的目的。因此监督合同履行情况,在合同履行过程中维护学校权益,也是工程类合同管理的一个重要内容。很多高校的工程类合同管理过程中,由于工期较长,在施工期间出现一些人员变动情况,导致在合同履行中出现了管理断层和管理漏洞。实践中会遇到诸如工程完工后无人收集资料,无人跟进工程款的支付等问题,导致工程审计资料不完备,拖延支付工程款。也会出现工程逾期未完成等承包人违约现象,由于后期监管不足,导致无法及时维护学校的合法权益。

(三)工程类合同条款不严密,审核难度大

高校工程类合同,大部分都经过了招投标程序或者政府采购程序。在经过招投标程序之后,在对工程类合同的审核中容易出现对合同条款的把握不够严密的问题。比如,在付款方式条款中,容易出现工程前期付款比例过高而导致工程未能按期完成的风险增大。实践中也会出现工程合同的条款与招投标约定不一致的情况,这种情况不仅是容易加大合同履行过程中的风险,还可能违反国家相关的招投标法律。这种情况可能是由于经办人员无法考虑到工程合同中的细节以及可能的法律纠纷,也有一部分原因是不同类型工程类合同版本本身就有很大的缺陷,因此加大了合同审核的难度。

三、完善高校工程类合同管理的对策

(一)提高效率,加强高校工程类合同信息化建设

现阶段各高校在工程类合同的管理制度中,部门负责人往往无法有足够的时间来对每一份合同详细地审核。要保证工程类合同详细的审核,就需要加强高校工程类合同信息化建设。完善高校工程类合同信息化建设,可以实现将合同在高校内部的审核流程在线上进行。可以固定工程类合同版本,解决大量不同类型的工程类合同版本导致的合同审核效率低下问题。同时,由于固定了合同版本,缺漏合同条款的现象也可以得到很好的解决。

(二)建立完善工程类合同管理制度

依据国家以及政府的相关法律规定和地方法规,参考类似的合同管理制度,考虑具体学校内部管理情况等因素,建立一套完善的工程类合同管理制度,并且能结合新出现的情况定期对合同管理制度进行修订。同时,建立工程类合同履行与纠纷处理监控制度。高校有必要对工程类合同全过程进行监督管理,这样才能在发现承包方部分或严重违约情况时,及时采取应对措施。在工程类合同需要进行变更或者解除时,应在不违反相关上位法的前提下,合同当事方及时协商签订补充协议。发生合同纠纷时,监管部门应及时向学校相关领导部门汇报,合理并且依据合同条款选择采取和解、调解、诉讼或仲裁等方式解决纠纷。还需要加强对工程项目的后期进行监管,将学校的损失降到最低。

(三)规范工程类合同文本,加强审核力度

即固定工程类合同版本,高校可以根据原建设部和国家工商总局发布的部分合同的示范文本,制作出适合高校情况的工程类合同的固定版本。固定规范后的工程类合同可以保证其条款全面、准确、严谨、具有很强的通用性和操作性。学校可以鼓励并推进使用工程类合同规范版本,以此减少由于考虑不周全而忽略条款的情况,便于明确合同双方的权利和义务,减少合同纠纷,促进高校工程项目建设的整个过程顺利开展进行,保障学校权益得到较好的维护。

四、结语

工程类合同管理是高校合同管理工作中很重要的一部分。工程类合同金额大、履约周期长、涉及面广、不可预见因素多的特点决定了高校工程类合同管理的艰巨性。在依法治国,依法治校的大背景之下,高校提高法律意识,不断完善工程类合同管理机制,根据相关法律法规,结合实际情况,对高校工程类合同进行全面的、科学的动态管理,避免高校在工程类合同方面的相关法律风险,确保高校内工程项目的顺利实施。

注释:

①曹在伟.高校基建工程项目合同架构及管理体系.上海建设科技.2014(4).

②成健、蒋新会.高校基建项目施工合同签订要点研究.山西建筑.2015(10).

③孙裕金、黄懿.论高校维修工程项目合同管理.宜春学院学报.2016(1).

④傅中保.完善高校建设工程合同管理途径探析.当代经济.2013(13).

参考文献:

[1]周慧、吕云霞.高校新校区建设工程合同管理问题研究.昆明冶金高等专科学校学报.2017(4).

[2]杜欣.浅析高校工程合同管理的问题.经营管理者.2012(5).

[3]周杰.我国高校基建合同管理内部控制研究.经贸实践.2017(6).

[4]时杰.依法治校背景下的高校合同管理探索.产业与科技论坛.2016(24).

作者:唐穗 王圣君 邓源 单位:华南农业大学

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