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油田企业档案管理工作中erp系统的运用

   发布时间:2018-02-25   [点击量:521]  


ERP体系(Enterprise Resource Planning)是针对企业数据信息资源的管理体系[1],是当时最为先进的信息管理体系之一,一般多用于财政数据、设备数据、物料数据、项目数据等多方面信息的管理与剖析。ERP体系有用完成了各个环节档案信息资源同享及剖析功用,于油田企业档案信息管理而言,具有极高的现实意义。
  
  1 ERP体系在油田档案管理作业中的效果
  
  (一)ERP体系促进油田档案管理作业开展
  
  ERP体系推进了油田企业档案管理水平,是当时企业档案管理开展的必然趋势,经过ERP体系进行档案管理,将网络技能与档案管理技能彼此交融,有用提高了档案管理作业水平,为完成档案管理精细化、高效化供给了体系环境支撑[2].别的,合理使用ERP体系,将企业财政档案、设备档案、物料档案、项目档案等信息分门别类的进行管理,进步企业档案管理功率,并降低了档案管理人员的作业量。
  
  (二)ERP体系改变油田档案管理作业现状
  
  笔者就当时多个油田企业档案管理现状进行调查和剖析,发现当时档案管理作业尽管现已进行信息化变革,但因为区域之间的差异,各个子公司之间档案信息化格局及编制办法均有所不同,无法完成数据信息的传递及同享。尤其是财政档案信息与物料档案信息方面,因其格局及编制办法的不同,难以将其整合成为大型信息数据库,严重影响了企业档案信息会集管理及剖析的方针,不利于油田企业档案信息化的开展。
  
  2 ERP体系环境下的油田档案管理战略
  
  (一)树立健全油田档案管理准则
  
  规范化的准则是油田档案管理功率首要保证,油田公司应加强档案管理准则的建造,经过强有力的准则监督管理各项档案管理作业,然后提高油田公司档案管理水平。一方面,油田企业应树立档案管理准则试点,依据油田企业实践情况和档案管理客观需求,ERP档案管理体系的详细特色,树立具有针对性的档案管理准则。因为我国油田企业一般多为集团化企业,企业可选取几个分公司作为试点,试行性的档案管理准则,经过1至2年的试行,要求分公司及时报告试行中存在的问题,油田企业依据实践问题完善管理准则,进而保证档案管理准则的适用性。在此根底之上,再进行整个企业的遍及和推行,以构成信息化、高效化的油田档案管理准则。另一方面,为了保证管理准则的遵循和执行,油田企业可引进激励机制于档案管理作业之中,对档案管理人员施行点评查核准则,以管理准则为根底,构成量化水平较高的查核规范[3].经过季度及年度查核,针对查核成果较高、娴熟使用ERP体系的员工,可对其进行精力奖励和物质奖励,然后激起档案管理人员的作业积极性,针对查核成果较差的员工,应加强其ERP体系操作技能训练力度,进而提高油田企业档案管理人员全体水平。
  
  (二)完善油田档案管理信息规范
  
  ERP体系作为当时企业资源信息管理最为先进的体系,ERP体系对信息详尽化及规范化要求较高。鉴于此,油田企业在使用ERP档案管理体系时,应将数据信息的格局、编码规矩等方面进行规范化处理,然后使石油企业总公司及其部属分公司的档案信息编码及格局保持一致,以便于档案数据信息的传递和沟通。例如,某油田企业将其档案信息管理格局进行规范化变革后,各个子公司中的档案信息完成实时传输,极大提高了总公司对旗下子公司档案信息的管理水平。与此一起,总公司在ERP体系之中,收集各个子公司的档案信息,在微观层面上进行档案剖析,为总公司各项政策供给了名贵的数据参考资料,使该油田企业各项作业均能高效进行。
  
  (三)提高油田档案管理技能水平
  
  ERP体系是现代信息技能、计算机技能与档案管理技能的高度交融与一致,因而ERP体系的使用关于人员素质要求较高。针对这一问题,油田企业应不断提高档案管理人员技能水平,以满意当时企业的实践需求。一方面,油田企业应引进常识技能水平高、具有相关作业经验的人才,尤其是在ERP体系领域中具有超卓才能的人才,将其引进到企业之内,提高企业人员素质水平。别的,油田企业使用恰当进行学校招聘,选拔充溢作业热心的应届毕业生,然后优化企业内部档案管理人员部队年龄结构,有助于油田企业档案管理作业进一步开展。另一方面,油田企业应树立完善的档案管理技能教育训练体系,比如计算机技能、信息收集技能、剖析贮存技能、建档归档技能及网络安全技能等方面的教育训练[4],然后打造一支技能水平过硬的档案管理人员部队。
  
  (四)注重油田档案管理信息安全
  
  档案数据信息具有必定的保密性,是油田企业开展的重要保证,因而,油田档案管理ERP体系的安全性十分重要。因为ERP体系是一个敞开化程度较高的体系,需要与互联网相连,以完成档案数据信息传递功用。可是,互联网具有高度的敞开性和自由性,其间存在许多安全隐患,严重威胁油田企业档案信息的安全。鉴于此,油田企业有必要正确认识网络安全的重要性,将网络安全作业遵循在ERP体系建造之中,使用防火墙、杀毒软件及权限约束等办法,提高企业档案数据信息的安全性水平。除了网络安全之外,油田企业应加强档案管理人员保密认识,实施档案信息分级管理。一起,经过思想政治教育培养档案管理相关人员,使其从思想上认识到档案信息安全的重要性,有用保证油田企业档案信息的安全。
  
  3 结束语
  
  综上所述,ERP体系是最为先进的档案管理模式,经过ERP体系提高档案信息数据管理、剖析才能,因而油田企业应加强档案信息管理ERP体系建造,构成档案信息管理作业高效化、精细化局势,然后推进油田企业可持续开展。

  参考文献

  [1]任伟建,朱珊,霍凤财等.根据Petri网和定制技能的油田档案管理体系规划[J].吉林大学学报(信息科学版),2016,34(5):635-644.
  [2]黄鹏,赵琪.谈油田档案管理计算机体系的使用[J].信息体系工程,2017(2):64.
  [3]李鲲.新形势下油田档案管理信息化建造研讨[J].中外企业家,2016(24):218.
  [4]高雯,代达琪,张广凤等.油田档案管理作业观念和办法的立异[J].档案管理,2016(2):92.

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